Notă evenimente

Această Notă de informare este adresată participanților la evenimentele organizate de către Asociația Camera de Comerţ şi Industrie Româno-Germană Deutsch-Rumänische Industrie- und Handelskammer AHK (“Evenimentul”), incluzând aspecte privind prelucrarea datelor personale ale acestora.

Datele personale sunt colectate și prelucrate de către Asociația Camera de Comerţ şi Industrie Româno-Germană Deutsch-Rumänische Industrie- und Handelskammer AHK, persoană juridică română, având sediul social în Calea Griviței nr. 82-98, Clădirea The Mark, Secțiunea The Podium, etajul 1, Sector 1, București, România, înregistrată la Registrul național al asociațiilor și fundațiilor sub nr. 110/05.09.2002, cod de înregistrare fiscală nr. RO14870017, („AHK”, „noi”), în calitate de operator de date.

A. Datele personale pe care le prelucrăm

Pentru a vă înregistra ca participant la Eveniment, vom prelucra următoarele categorii de date personale cu privire la dumneavoastră:

1. date de identificare (nume și prenume);
2. date de contact (adresă de domiciliu/serviciu, telefon, adresă de e-mail);
3. preferințele alimentare și alergiile (în cazul Evenimentelor care includ meniuri individuale);
4. societatea pe care o reprezentați și funcția/departamentul;
5. informații privind prezența, data și ora participării, durata participării, precum și date pur tehnice referitoare la browserul și/sau dispozitivul de pe care v-ați alăturat (în cazul evenimentelor online).

Mai mult, în timpul Evenimentului putem colecta și fotografii și înregistrări video (în cazul evenimentelor offline), precum și imagini, înregistrări audio și de ecran (în cazul evenimentelor online).

B. Cum colectăm datele personale

Colectăm datele personale pe care ni le furnizați în mod voluntar atunci când vă înregistrați la Eveniment, precum și ulterior, în cursul Evenimentului. Sunteți liber să decideți dacă ne furnizați sau nu datele dumneavoastră personale și nu există nicio consecință negativă în cazul în care decideți să nu ne furnizați datele dumneavoastră personale. Cu toate acestea, trebuie să știm cine sunteți pentru a vă permite participarea la Eveniment și în absența unor date necesare, participarea nu va fi posibilă.

C. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării

Colectarea datelor dumneavoastră personale este strict limitată la ceea ce este necesar pentru scopurile prevăzute în prezenta Notă de informare, după cum urmează:

1. Când vă înregistrați pentru Eveniment, sunteți de acord cu Termenii și condițiile generale ale Evenimentului. Vom prelucra datele dumneavoastră personale menționate mai sus, astfel cum este strict necesar, pentru încheierea și executarea unui contract cu dumneavoastră, și anume pentru a vă asigura participarea la Eveniment, în condiții optime.
2. Vom prelucra datele dumneavoastră de contact, pe baza interesului nostru legitim, pentru a vă contacta direct sau pentru a vă trimite mesaje cu privire la anumite aspecte organizaționale referitoare la Eveniment (e.g. modificări ale programului, modificări ale topicurilor/speakerilor etc.). Mai mult, ne dorim ca toate evenimentele noastre să fie exemplare. Prin urmare, putem solicita, de asemenea, feedback-ul dumneavoastră, pe baza interesului nostru legitim, pentru a optimiza și a îmbunătăți experiența participanților la evenimente viitoare.
3. Dacă ne oferiți consimțământul dumneavoastră, vă vom adăuga numele și datele de contact în baza noastră de date pentru a vă transmite comunicări comerciale cu privire la alte evenimente și/sau pentru a vă furniza comunicări ce conțin informații care ar putea fi de valoare/interes pentru dumneavoastră (e.g. invitații la alte evenimente, buletine informative, oportunități de afaceri etc.). Vă puteți retrage consimțământul în orice moment și vom înceta orice prelucrare a datelor personale în acest scop.
4. Fotografiile, imaginile video, înregistrările audio și/sau de ecran cu Evenimentul (care vă pot include în mod accidental) vor fi prelucrate exclusiv în scopul documentării, prezentării și recunoașterii Evenimentului (e.g. pentru a permite altor persoane să asculte un webinar la o dată ulterioară), pe baza interesului nostru legitim, fiind publicat pe site-ul web al Evenimentului, pe site-ul nostru web sau pe alte platforme de social media/mass media. Orice prelucrare subsecventă care excede scopul prezentării Evenimentului va fi efectuată pe baza consimțământului dumneavoastră.
   
   D. Durata de stocare

Datele dumneavostră personale care au fost necesare pentru înregistrarea dumneavostră la Eveniment vor fi stocate pentru o perioadă limitată de timp, care va fi determinată luând în considerare scopul prelucrării, precum și duratele de stocare prevăzute de dispozițiile legale (e.g. în cazul documentelor justificative în scopuri contabil-fiscale).

Fotografiile, imaginile video, înregistrările audio și/sau de ecran cu Evenimentul vor fi stocate și prelucrate de noi pentru o perioadă maximă de 3 ani. Datele personale referitoare la preferințele dumneavostră alimentare și alergii vor fi șterse după Eveniment.

Numele și detaliile dumneavoastră de contact vor fi prelucrate pentru a vă trimite comunicări comerciale pentru o perioadă de 3 ani de la momentul în care ne-ați oferit consimțământul.. Aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, în conformitate cu dispozițiile legale.

E. Persoane terțe

Datele dumneavoastră personale pot fi dezvăluite următoarelor persoane terțe care acționează în calitate de împuterniciți în numele nostru:

1. atunci când organizăm Evenimente online, datele personale pot fi divulgate diferitelor platforme de webinar (e.g. Zoom) sau platformei de târg sau eveniment virtual (e.g. Spacewood, Swapcard), pentru a asigura organizarea Evenimentelor online;
2. fotografiile și videoclipurile cu dumneavoastră pot fi dezvăluite unor terțe părți, cum ar fi agențiile media și/sau fotografii pe care i-am angajat pentru a ne asista cu organizarea Evenimentului;
3. numele, funcția și adresa de e-mail ale dumneavoastră din cadrul societății pot fi dezvăluite către agențiile pe care le contractăm pentru organizarea de evenimente, în scopul de a vă oferi acces la aplicația de socializare pe care o folosim în timpul Evenimentelor noastre;
4. numele dumneavoastră, așezarea pe scaune, preferințele și/sau alergiile alimentare, pot fi comunicate firmei noastre de catering, în cazul Evenimentelor în care oferim  meniuri speciale pentru participanți;
5. datele dumneavoastră personale pot fi dezvăluite furnizorilor de platforme de social media (e.g. Facebook, LinkedIn),  prin postările noastre asociate evenimentelor. Vă rugăm să aveți în vedere faptul că rețelele social media nu se află sub controlul nostru, iar unele informații postate, pot fi repostate de către utilizatori care nu au nici legătura cu și nici nu sunt reprezentanți ai AHK România.

De asemenea, putem transfera datele dumneavoastră personale către autorități publice, în cazul în care o astfel de dezvăluire este obligatorie conform legii aplicabile (

În orice caz, veți fi informat cu privire la orice transfer viitor al datelor dumneavostră personale către orice destinatar (indiferent dacă este persoană fizică sau juridică, privată sau autoritate publică ori un alt organism), cu excepția cazului în care o astfel de notificare este expres interzisă sau restricționată de legislația Uniunii Europene sau de legislația națională.

Anumiți destinatari terți ai datelor dumneavostră personale (e.g. Facebook, LinkedIn) se află în țări terțe cu privire la care Comisia Europeană nu a recunoscut un nivel adecvat de protecție, respectiv SUA. În acest sens, ne angajăm să implementăm toate măsurile în vederea protecției datelor dumneavoastră cu caracter personal.

F. Securitatea datelor personale

Pentru noi, securitatea, integritatea şi confidențialitatea datelor dumneavoastră personale sunt foarte importante. AHK va lua toate măsurile organizatorice și tehnice considerate necesare în acest sens.

Dacă descoperim un incident cu privire la securitatea datelor personale care prezintă un risc pentru drepturile şi libertățile dumneavoastră vom notifica Autoritatea Naţională de Supraveghere privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personale (ANSPDCP) în termen de 72 de ore. Veți fi, de asemenea, informat(ă) personal cu privire la incidentul de securitate dacă acesta este de natură să prezinte un risc ridicat pentru drepturile şi libertăţile dumneavoastră.

G. Drepturile dumneavoastră

Aveţi următoarele drepturi cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră personale:

i.             Dreptul de acces la datele personale. Aveți dreptul de a solicita accesul la datele personale cu privire la dumneavoastră pe care AHK le prelucrează.

ii.            Dreptul la rectificare. Aveți dreptul de a obține din partea noastră rectificarea datelor dumneavoastră personale incorecte, incomplete sau neactualizate. În funcție de scopul prelucrării, aveți dreptul de a completa datele personale incomplete, inclusiv prin intermediul unei declarații suplimentare.

iii.          Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”). Aveți dreptul de a ne solicita să vă ștergem datele personale. Datele personale a căror retenție se face în conformitate cu prevederile legale nu pot fi șterse.

iv.           Dreptul la restricționarea prelucrării datelor personale. În situațiile prevăzute de lege, puteți solicita restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră personale.

v.            Dreptul la portabilitatea datelor personale. Puteți solicita transmiterea, fie către dumneavoastră, fie către un alt operator de date, a unei copii a datelor personale pe care AHK le prelucrează cu privire la dumneavoastră.

H. Exercitați-vă drepturile

Dacă aveţi orice întrebări cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră personale sau dacă doriţi să ne adresaţi vreo solicitare, precum şi să vă exercitaţi oricare din drepturile dumneavoastră cu privire la prelucrarea datelor personale, ne puteți contacta la drahk@ahkrumaenien.ro .

Fiecare solicitare va primi un răspuns corespunzător în timp util,  într-un interval de maximum 30 de zile calendaristice.

În cazul în care consideraţi că nu am soluţionat toate cererile dumneavoastră sau sunteţi nemulţumit(ă) de răspunsurile noastre, puteți formula o plângere către ANSPDCP. De asemenea, puteţi să vă adresați şi, în mod direct, în fața instanțelor de judecată competente.

Orice modificare a informațiilor cuprinse în prezenta Notă de informare va fi adusă la cunoștința dumneavoastră - nicio modificare a Notei de informare nu va afecta drepturile pe care vi le conferă legea.